Immotop2 VHKA Konfiguration

Die Abrechnung und Verschlüsselung der Kosten erfolgt in Immotop2 oder in smart-me VEWA.
Die Kostenaufteilung in Grundkosten und Fixkosten muss vorgängig über entsprechende Kostenstellen geschehen, falls Verbrauchswerte (kWh, m3) exportiert werden.
Die Kostenaufteilung gemäss VEWA wird über die Promille oder Preis Ausgabe seitens smart-me unterstützt.
Immotop2 unterstützt nur eine Abrechnungsperiode pro Nebenkostengruppe, daher muss der Strom in der gleichen Periode abgerechnet werden.

Konfigurationshinweise seitens Immotop2

Damit Immotop2 und smart-me miteinander kommunizieren können, müssen die verzeichneten Nebenkosten, Kostenstellen und Nebenkostengruppen miteinander übereinstimmen.

1. LG-Gruppe Nebenkosten erstellen

Voraussetzung für eine Abrechnung dafür ist ein existierender Mandant mit erstellten Liegenschaften.

Unter dem Bereich "LG-Gruppe-NK" kann eine neue Gruppe erfasst werden.
In dieser werden die Abrechnungsperioden der Nebenkosten und die Liegenschaften definiert auf welche diese Abrechnung zutrifft.

Es können mehrere Liegenschaften sein, welche sich die gleiche LG-Gruppe-NK teilen

2. Kostengruppen (Kostenstellen)

Im Bereich "Kostengruppen" können die Kostengruppen erstellt werden

Hier ist wichtig, dass die Kostengruppen passend zum Heizsystem in der Liegenschaft sind.

Beispiel der Kostengruppe für sich unterstützende Wärme und Warmwasseraufbereitung

Wärmepumpe mit Warmwasseraufbereitung und Elektroheizstab (gekoppelt)

Verwendete Energie: Elektrische Energie für Beides
Funktion: Heizwasser durchfliesst den Boiler zur Wärmespeicherung

Kostengruppe die erstellt wird:

Heiz- und Warmwasserkosten
mit Verteilschlüssel Wärmequote Typ 09 nach Promille oder Preis

Beispiel für sich nicht unterstützende Systeme Wärme- und Warmwasseraufbereitung

Ölheizung mit separiertem Elektro-Warmwasserboiler

Verwendete Energie: Elektrische Energie für Boiler, Öl für Heizung
Funktion: keine Vorwärmung des Warmwassers durch die Heizung

Kostengruppen die erstellt werden:

Heizkosten
mit Verteilschlüssel Raumheizung Typ 01 nach Promille oder Preis

Warmwasserkosten
mit Verteilschlüssel Warmwasser separiert Typ 02 nach Promille oder Preis

Für Strom muss pro verfügbaren Tarif eine Kostengruppe gebildet werden

Kostengruppe Netzstrom Hochtarif 06 mit Verteilschlüssel nach kWh oder Promille oder Preis
Kostengruppe Netzstrom Niedertarif 06 mit Verteilschlüssel nach kWh oder Promille oder Preis
Kostengruppe Netzstrom Solartarif 06 mit Verteilschlüssel nach kWh oder Promille oder Preis

3. Kostenkonten-Kostengruppen-Zuordnung

Im Bereich "Kostenkonten- Kostengruppen-Zuordnung" können nun alle relevanten Kostenkontis den Kostengruppen zugeordnet werden.

Beispielhaft für die Heiz- und Warmwasserkosten würden nun z. B. folgende Kontos auf die Kostengruppe verlinkt werden:

Heizöl
Heizungsbedienung
Brennerservice
Boilerentkalkung
Strom Boiler
...

4. Nebenkosten der Liegenschaft

Auf der Liegenschaft kann unter dem Reiter "Nebenkosten" die LG-Gruppe-NK hinzugefügt werden.

An dieser Stelle werden fixe oder variable Verteilschlüssel für die Abrechnung definiert.

Verteilschlüssel
Die verfügbaren Verteilschlüssel sind abhängig von den aktivierten Verteilschlüssel unter Mandant --> Nebenkosten. Sind die relevanten Verteilschlüssel nicht verfügbar, können diese unter "Basisdaten" --> "Verteilschlüsseldefinitionen" zusätzliche Verteilschlüssel definiert werden.

z. B.:

Name: Wärmequote
Einheit: Promille
Typ: Variabel
Satz Ablesefirma: Wärme gesamt (Heizung und Warmwasser zusammen, 09)

Verteilschlüssel für Zählerverbrauch Export (kWh oder m3)

Konfiguration Immotop2_Verbrauchsdatenexport_Zählerdaten

Verteilschlüssel erstellen für Verbrauchsdatenexport mit Promillewerten oder Preisen

Die Kostenstellen in Immotop2 entsprechen einem Energietyp oder einer Kombination von Energietypen.

Wenn der Verteilschlüssel Promille oder Preis gewählt wird, übernimmt die smart-me Cloud mit ein paar Konfigurationen dafür, dass die Promillewerte von Grundkosten und variablen Kosten berechnet werden und addiert übertragen werden.

Der übertragene Promille Wert entspricht den addierten Grundkosten und variablen Kosten des Energietyps.

Gleichermassen gilt dies für die Anfrage des Preises pro Energieyp.

Typische Verteilschlüssel sind dann folgende:

Konfiguration_Immotop2_Verbrauchsdatenexport_Promille

5. Verteilschlüssel in den Nebenkosten definieren

Für jede Kostengruppe muss nun unter "Liegenschaft - Reiter Nebenkosten" bei den variablen Verteilschlüsseln für jede Kostengruppe der passende Verteilschlüssel und Anfangsdatum hinterlegt werden.

Beispiel:

Kostengruppe Heiz- und Warmwasserkosten
Gültig von: 01.07.2024
Gültig bis: leer
Honorar: z. B. 3%
Verteilschlüssel: Wärmequote in Promille

6. DTA-VHKA File exportieren aus Immotop2

Konfigurationshinweise seitens smart-me Plattform

1. DTA-VHKA File mit externen Schlüsseln verlinken

Datei öffnen in Editor
Costcenter identifiezieren
Für jedes <Costcenter> muss in smart-me ein Energietarif bestehen

Bsp:
Tarif Kaltwasser: ID= 20
Strom Hochtarif: ID = 23
Strom Niedertarif: ID=24
...
Costunits mit Abrechnungseinheiten verbinden
Für jede Abrechnungseinheit in smart-me muss eine ID aus dem File zur Verfügung stehen. <CostUnit><Id> muss nun mit der Wohnung über die externen Schlüssel verbunden werden.

Bsp.:
3 1/2 Zimmerwohnung EG Rechts P2 (103-0.2) = ID 90
3 1/2 Zimmerwohnung EG Rechts P1 = ID 91

2. Costcenter (Kostengruppe) mit Tarifen verbinden

Für jedes <Costcenter> muss in smart-me ein Energietarif bestehen

Bsp:
Tarif Kaltwasser: ID= 20
Strom Hochtarif: ID = 23
Strom Niedertarif: ID=24

3. Costunits mit Abrechnungseinheiten verbinden

Für jede Abrechnungseinheit in smart-me muss eine ID aus dem File zur Verfügung stehen. <CostUnit><Id> muss nun mit der Wohnung über die externen Schlüssel verbunden werden.

Ganz unten auf der Konfigurationsseite im Billing zu finden

Allgemeine Gegebenheiten für den erfolgreichen Austausch

Für alle abgefragten Abrechnungseinheiten aus dem Immotop2 Portal, müssen korrespondierende Abrechnungseinheiten in der Liegenschaft vorhanden sein.
Es ist nicht zwangsweise nötig, dass diese Abrechnungseinheiten auch Zähler enthalten.

Beispiel:
Im VHKA-File wird ein "Parkplatz 3" mit ID 92 als Abrechnungseinheit angefragt, dieser ist aktuell nicht im smart-me Portal abgebildet, da dieser keine Zähler beinhaltet.

Lösungen:

Option 1:
Ordner "Parkplatz PP3" in der smart-me Liegenschaft erstellen ohne Zählerplätze und mit externem Schlüssel ID 92 versehen.

Option 2:
Die Parkplätze in Immotop 2 aus der Nebenkostenabrechnung entfernen damit diese nicht angefragt werden. (z.B. nur Wohnungen)

Comming soon (Bei interesse gerne bei uns melden mit einem Beispielfile der Anfrage in Promille oder Preis)

Die untenstehenden Optionen werden langfristig verfügbar gemacht, aktuell sind Abweichungen im Vorgehen zu erwarten.

Kontakt: marco.scheck@smart-me.com

Mieterspiegel

Da die Mieterspiegel von der Immotop2 Software verwaltet werden, wird seitens smart-me beim Import der Kontrakt und auch Leerstände erfasst und in den Rechnungsadressen abgebildet werden.

Wohnflächen

Da die Wohnflächen auch von der Immotop2 Software verwaltet werden können, wird seitens smart-me beim Import der Mietobjekte die Wohnfläche gleich mit aktualisiert.

Konfigurationen seitens smart-me für Promilleausgabe

Damit die Promille berechnet werden können, müssen bei jeder Abrechnungseinheit die Wohnfläche angegeben werden.
VEWA Funktion muss aktiviert und Konfiguriert sein mit den Verteilschlüsseln für Grund und variable Kosten pro Energietyp.

Konfigurationen seitens smart-me für Preisausgabe

Damit der Preis berechnet werden kann, müssen bei jeder Abrechnungseinheit die Wohnfläche angegeben werden.
VEWA muss aktiviert und Konfiguriert sein mit den Verteilschlüsseln für Grund und variable Kosten pro Energietyp.
Eine Abrechnungsperiode muss erfasst sein für jeden Energietyp. Die Kosten müssen verwaltet sein und für Strom müssen gültige Tarife erfasst sein.