Navigiere als erstes in die  Einstellungen der Rechnungsstellung.

Konfiguriere hier die Währung und die Anwendung von Mehrwertsteuern.

Konkrete Einstellungen bei der MWST:

• Fall A: Du bist ein ZEV und machst sicher weniger als 100'000CHF Umsatz mit Strom und hast dich nicht freiwillig der MWST unterstellt:
  - MWST 0%
  - Steuer in Preise bereits inbegriffen: JA

• Fall B: Du bist ein ZEV und machst 100'000 CHF oder mehr Umsatz mit den Stromverkäufen oder hast dich freiwillig der MWST unterstellt:
  - MWST 8.1%
  - Steuer in Preise bereits inbegriffen: NEIN

Navigiere nun zur Rechnungsstellung Konfiguration um die Abrechnungen aus den Liegenschaften zu konfigurieren.

1. Liegenschaft Erstellen

In der Rechnungsstellung kann die Liegenschaft hinzugefügt (angelegt) werden. 

Dies wird nun für alle Knoten durchgeführt, welche Abrechnungseinheiten enthalten.

Bei diesem Schritt werden alle bereits erstellen Unterordner und zugewiesen Zähler automatisch zugeordnet. Aus diesem Grund empfehlen wird, dies jeweils vor dem Anlegen der Liegenschaft in smart-me Billing zu tun.

Die Zählerpunkte welche verteilt werden sollen und sich im "Technischen Zähler" Knoten befinden, müssen nun noch manuell zugeordnet werden.

2. Zähler manuell einer Abrechnungseinheiten zuweisen

Beim Erstellen der Liegenschaft werden die Zähler automatisch zur Abrechnungseinheit (Ordner) zu 100% zugewiesen.

Möchtest du ein Zähler (z.B. Allgemein) gemäss einem Verteilschlüssel aufteilen oder nachträglich ändern, muss dies manuell getätigt werden.

• Links die Abrechnungseinheit wählen (Unterordner z.B, WHG 1)

• Klicken z.B. bei Elektrizität auf Hinzufügen 

• Wähle den gewünschten Zähler aus und gib an, zu wie viel Prozent verrechnet werden soll.

Das erklärte Vorgehen funktioniert analog für die anderen Energietypen (Wärme, Kälte etc.)

3. IBAN hinterlegen

Im smart-me Billing kann optional die QR-Rechnung aktiviert werden.

Nach dem Hinterlegung der Kontodaten wird für jede Abrechnungseinheit (Mieter) eine QR-Rechnung für die Einzahlung angehängt.

smart-me erkennt die korrekt ausgefüllten Absender automatisch, wenn die Rechnungsadresse im Billing auf 3 Zeilen hinterlegt ist. Wenn eine Firma oder eine Anschrift gewählt wird, muss diese vor dem Namen hinzugefügt werden.

z.B.

Firma AG, Peter Lustig

Löwenzahnstrasse 42

6666 Risch

Wird keine korrekte Adresse erkannt, bleibt das Feld Absender (Zahlbar durch) in der QR-Rechnung leer.

smart-me unterstützt keine Referenznummern. Um diese nutzen zu können, wird ein Drittystem benötigt welches dies auch unterstützt (z.B.Bexio). 

Um die Rechnung ohne Referenz zu identifizieren, wird eine Zusätzliche Information (Mitteilung an den Begünstigten) auf der QR-Rechnung angefügt, welche sich wie folgt zusammensetzt: Name der Abrechnungseinheit (Ordnername).

Die Darstellung ist für den Versand per E-Mail optimiert. Falls die Rechnungen ausgedruckt werden, empfehlen wir, die QR-Rechnung zu deaktivieren und diese bei der Bank zu bestellen.

4. Mieterspiegel erfassen

Für die Abrechnung nach VEWA müssen alle Mieterkontrakte und Leerstände lückenlos bei smart-me angegeben werden.

• Menu Rechnungsstellung

• Konfiguration

• Links Abrechnungseinheit auswählen (Unterordner z.B. WHG 1)

• Adresse und Gültigkeit pflegen

• E-Mail ist optional und wird nur für den automatischen Rechnungsversand verwendet.

Hinweis für Export in Immobiliensoftwares mit DTA-VHKA Files:
Wenn Sie die VEWA verwenden wollen, aber die Daten in ein anderes System exportieren, brauchen Sie keinen Mieterspiegel zu erfassen, dieser wird über das Importfile erstellt.
Achten Sie darauf dass alle Mieterverhältnisse und Leerständer verzeichnet sind.

7. Sonstige Kosten für Strom konfigurieren (Falls nötig)

In dem Feld Sonstiges können weitere Kosten-Positionen hinzugefügt werden. Dies geht für jede Abrechnungseinheit (Abrechnungseinheit) individuell oder global für alle Abrechnungseinheiten (Liegenschaft). 

Auf der Ebene der Liegenschaft:

In dem Feld Sonstiges können weitere Kosten-Positionen hinzugefügt werden. Dies geht für jede Abrechnungseinheit (Abrechnungseinheit) individuell oder global für alle Abrechnungseinheiten (Liegenschaft). 

Beispiel:
80% Grundkostenanteils des Energieversorger soll im zusammenhand mit dem Solartarif an alle Teilnehmer gleichermassen verrechnet wwerden.

• Die eingetragene Gebühr wird auf allen Rechnungen pro Monat ergänzt

Hinweis: Die Sonstiges Kosten sind nur mit der Elektrizitätsrechnung verfügbar.

Auf der Ebene der Abrechnungseinheit

Beispiel:
Eine Ladestation wird vermietet und soll Monatlich der Abrechnungseinheit in Rechnung gestellt werden.

• Die Kosten wird nur der einen Abrechnungseinheit angelastet