Billing: Energie abrechnen

Voraussetzung

Du brauchst ein smart-me Professional Abo, um Energiekostenabrechnungen erstellen zu können. 

Webinar smart-me Billing von A-Z

In unserem Webinar wird Schritt für Schritt erklärt, wie mit dem Billing Tool Energiekostenabrechnungen erstellt werden können:

Beispiel Zusammenfassung Rechnungen.pdf

Beispiel Zusammenfassung Abrechnung

Beispiel Energiekostenabrechnung.pdf

Beispiel Strom Abrechnung

Beispiel_Rechnung_VEWA_Heizkosten.pdf

Beispiel VEWA Abrechnung

Schritt für Schritt das Billing konfigurieren 

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung möchten wir dich bei der Konfiguration deines Billings unterstützen. Bitte beachte, dass dies nur ein Beispiel ist, an dem du dich orientieren kannst. Je nach Aufbau deiner Liegenschaft wird es Unterschiede zu unserem Beispiel geben. 

1. Zähler installieren und beschriften

Bevor du mit der Konfiguration starten kannst, müssen alle Zähler im entsprechenden Account installiert sein. Wenn dies gemacht ist, empfehlen wir dir, die Zähler zu beschriften, um eine bessere Übersicht zu bekommen. Dies wird in den Einstellungen des jeweiligen Zählers gemacht. Die Anleitung dafür findest du hier: Inbetriebnahme 

Unser Vorschlag für Zählerbezeichnungen:
Medium Nutzeinheit Zählernummer

Das Medium wird empfohlen, wenn es mehr als einen Mediumtyp gibt.

Auf diese Weise werden diese Informationen bei Reports oder Alarmen im Störungsfall direkt mit gesendet. 

2. Ordnerstruktur erstellen und Zähler zuweisen 

Die Ordnerstrutkur unterscheidet sich je nach Abrechnungtyp und Grösse des ZEV und hat direkten Einfluss auf die Abrechnungsmöglichkeiten im smart-me Billing.

Allgemeine Dokumentation für die Ordnerkonfiguration.

2a. Nur Strom mit oder ohne E-Mobilität in Einzelgebäuden oder Überbauungen

Altgasse ZEV Strom (Tarifordner für Billing, zweistufig ist Maximum!)

An dieser Stelle wird eine Abrechnung eingerichtet und beinhaltet alle Wohnungen, Räume, Parkplätze als untergeordneter Ordner und dessen relevante Stromzähler
(100% richtet sich an einen Rechnungsempfänger).

Die technisch relevanten Zähler
(Separater Ordner für Zähler welche nicht oder indirekt abgerechnet werden)

In diesem Ordner können mehrstufig alle Zähler angegliedert werden welche zur tarifierung, zum Monitoring oder zu Umlagezwecken eingesetzt werden.

Beispiele:

2a. Basisstruktur

2a. Detailstruktur mit Zählern

2b. Strom mit oder ohne E-Mobilität und Multienergie mit einem Gebäude.

Altgasse ZEV Strom (Tarifordner für Billing, zweistufig ist Maximum!)

An dieser Stelle wird eine Abrechnung eingerichtet und beinhaltet alle Wohnungen, Räume, Parkplätze als untergeordneter Ordner und dessen relevante Stromzähler
(100% richtet sich an einen Rechnungsempfänger).

Die technisch relevanten Zähler (Gleiche Ebene wie die Liegenschaft - kein Subordner) 

In diesem Ordner können mehrstufig alle Zähler angegliedert werden welche zur tarifierung, zum Monitoring oder zu Umlagezwecken eingesetzt werden.

Beispiele:

2b. Basisstruktur

2b. Detailstruktur mit Zählern

2c. Strom mit oder ohne E-Mobilität und Multienergie mit mehreren Gebäuden. (Überbauung)

Für Abrechnungen von Überbauungen mit mehreren Heizsystemen müssen die relevanten Gebäude miteinander in einer Ligenschaft liegen. Die Gebäude mit geteilten Heizsystemen werden entsprechend zu einer Liegenschaft zusammengeführt.

Hinweis: In diesem Fall müssen die Stromtarife in jeder Liegenschaft einzeln gepflegt werden.

Altgasse 13 (Eigenes Heizsystem für das Gebäude)

An dieser Stelle wird eine Abrechnung eingerichtet und beinhaltet alle Wohnungen, Räume, Parkplätze als untergeordneter Ordner und dessen relevante Stromzähler. Entsprechend nun aber auch alle Wärme und Wasserzähler welche vom gleichen Quelle Bezugsenergie messen.
(100% richtet sich an einen Rechnungsempfänger).

Altgasse 15 + 17 (Geteiltes zentrales Heizsystem mit Warmwasseraufbereitung)

An dieser Stelle wird eine Abrechnung eingerichtet und beinhaltet alle Wohnungen, Räume, Parkplätze als untergeordneter Ordner und dessen relevante Stromzähler. Entsprechend nun aber auch alle Wärme und Wasserzähler welche vom gleichen Quelle Bezugsenergie messen.
(100% richtet sich an einen Rechnungsempfänger).

Altgasse 19 (Eigenes Heizsystem für das Gebäude)

An dieser Stelle wird eine Abrechnung eingerichtet und beinhaltet alle Wohnungen, Räume, Parkplätze als untergeordneter Ordner und dessen relevante Stromzähler. Entsprechend nun aber auch alle Wärme und Wasserzähler welche vom gleichen Quelle Bezugsenergie messen.
(100% richtet sich an einen Rechnungsempfänger).

Die technisch relevanten Zähler (Gleiche Ebene wie die Liegenschaft - kein Subordner) 

In diesem Ordner können mehrstufig alle Zähler angegliedert werden welche zur Tarifierung, zum Monitoring oder zu Umlagezwecken eingesetzt werden.

Beispiele:

2c. Basisstruktur

2c. Detailstruktur mit Zählern

3. Kaltwasserzähler umwandeln zu Warmwasserzählern

Gewisse M-Bus Zähler Hersteller geben bei der Datenübermittlung an, dass es sich um ein Kaltwasserzähler handelt. Dies, obwohl es ein Warmwasserzähler sein sollte. In diesem Fall muss der Zähler Typ im smart-me übersteuert werden.

Hinweis: Diese Manipulation ist mit Wärme- und Kältezähler aus technischen Gründen nicht möglich.

4. Zähler den Abrechnungseinheiten zuweisen 

Beim Erstellen der Liegenschaft werden die Zähler automatisch der Abrechnungseinheit hinzugefügt, in dessen Ordner sie sich befinden. Nun kann es aber gewünscht sein, dass ein Zähler anteilmässig auf andere Abrechnungseinheiten verteilt wird. In unserem Beispiel soll der Allgemeinzähler auf zwei Wohnungen aufgeteilt werden.

Klicke auf die entsprechende Abrechnungseinheit und scrolle zu dem Fenster Elektrizität. Hier wird bereits der Zähler der Abrechnungseinheit angezeigt (im Beispiel der Zähler von Wohnung 1). Klicke nun auf Hinzufügen, wähle den gewünschten Zähler aus und gib an, zu wie viel Prozent er der Abrechnungseinheit verrechnet werden soll.
Es ist wichtig, dass die Zähler genau zu 100 % verteilt sind. Aus diesem Grund wird der Allgemeinzähler in unserem Beispiel aus der Abrechnungseinheit Allgemein gelöscht. Ansonsten wäre er zu 200 % verteilt (je 50 % bei beiden Mietern und 100 % im Allgemein-Ordner)

Das erklärte Vorgehen funktioniert analog für die anderen Energietypen (Wärme, Kälte etc.).

Tipp: Meistens soll der Allgemeinzähler auf alle Mieter/Abrechnungseinheiten gleich verteilt werden. Bei beispielsweise 3 Mietern ergibt dies einen Prozentanteil von 33.3333... %. Bitte geben Sie in einem solchen Fall den Anteil auf drei Nachkommastellen genau an (bei 3 Mietern also jeweils 33.333 %) . 

5. IBAN im smart-me Billing hinterlegen (Optional)

Im smart-me Billing kann die QR-Rechnung aktiviert werden.

Nach dem Hinterlegung der Kontodaten wird für jede Abrechnungseinheit (Mieter) eine QR-Rechnung für die Einzahlung angehängt.

smart-me erkennt die korrekt ausgefüllten Absender automatisch, wenn die Rechnungsadresse im Billing auf 3 Zeilen hinterlegt ist. Wenn eine Firma oder eine Anschrift gewählt wird, muss diese vor dem Namen hinzugefügt werden.

z.B.

Firma AG, Peter Lustig

Löwenzahnstrasse 42

6666 Risch

Wird keine korrekte Adresse erkannt, bleibt das Feld Absender (Zahlbar durch) in der QR-Rechnung leer.

smart-me unterstützt keine Referenznummern. Um diese nutzen zu können, wird ein Drittystem benötigt welches dies auch unterstützt (z.B.Bexio). 

Um die Rechnung ohne Referenz zu identifizieren, wird eine Zusätzliche Information (Mitteilung an den Begünstigten) auf der QR-Rechnung angefügt, welche sich wie folgt zusammensetzt: Name der Abrechnungseinheit (Ordnername).

Die Darstellung ist für den Versand per E-Mail optimiert. Falls die Rechnungen ausgedruckt werden, empfehlen wir, die QR-Rechnung zu deaktivieren und diese bei der Bank zu bestellen.

6.  Energien tarifieren und Abrechnen

Bei der Tarifierung und Abrechnung der Energie bestehen grundsätzlich zwei Möglichkeiten der Konfiguration:

7. Neu Rechnen 

Falls die virtuellen Tarife benutzt werden, muss am Schluss der Konfiguration (sowie bei allfälligen späteren Konfigurationsänderungen) auf Neu rechnen geklickt werden. Hierbei werden alle vergangenen Werte neu berechnet.

8. Erstellen Sie einen Alarm für einen Verbindungsaufall. 

Auf diese Weise merkst du frühzeitig, wenn ein Zähler ausfällt und minimierst die Messdatenlücke, die daraus folgend entsteht. Mehr dazu findest du unter Alarme

Hilfreiche Hinweise

Erstellen Sie für jeden ZEV einen eigenen Account. 

Auf diese Weise sind allfällige Übergaben der Liegenschaften einfacher, da Zähler nur durch eine erneute Installation in einen anderen Account verschoben werden können. Dabei werden vergangene Messdaten nicht mit übernommen und bleiben im alten Account. 

Visualisierung 

In der Standardansicht des Ordners der Abrechnungseinheit (z. B. eine Wohnung) wird nun eine neue Kachel angezeigt. Diese gibt die Zählerstände für die virtuellen Tarife an. Wenn man auf diese Kachel klickt wird das Lastprofil für die virtuellen Tarife angezeigt. 


Ansicht für Mieter

Für die virtuellen Tarife ist eine spezielle Ansicht für Mieter vorhanden. Diese zeigt den aktuellen Energieverbrauch (Elektrizität) und die Herkunft (Solar oder Netz). Ausserdem wird in einem Balken die prozentuale Herkunft der Energie angezeigt.


Wie wird der Solarstrom aufgeteilt

Die smart-me-Plattform verwendet den Produktionszähler (PV-Zähler) zur Ermittlung der erzeugten Strommenge und den virtuellen Gesamtverbrauchszähler zur Ermittlung der verbrauchten Strommenge. Daraus wird ein prozentualer Anteil des Solarstroms berechnet. 

Jeder Stromzähler (Mieter) hat somit Anspruch auf den gleichen Anteil an Solarstrom pro 15 Minuten, z.B. 40% seines Verbrauchs in kWh.

Beispiel für die Zuteilung von Solarstrom

Die Genauigkeit kann verbessert werden, indem der Bilanzzähler für den Solartarif konfiguriert wird.

Fehlermeldungen und Warnungen

Auf dieser Seite findest du eine Beschreibung der häufigsten Fehlermeldungen und mögliche Lösungen: Billing Fehlermeldungen