Billing: Energie abrechnen

Voraussetzung

Sie brauchen ein smart-me Professional Abo, um Energiekostenabrechnungen erstellen zu können.

Webinar smart-me Billing von A-Z

In unserem Webinar wird Schritt für Schritt erklärt, wie mit dem Billing Tool Energiekostenabrechnungen erstellt werden:

smart-me billing von A bis Z

Beispiel Zusammenfassung Rechnungen.pdf
Beispiel Energiekostenabrechnung Allgemein, Wohnung 1 und Wohnung 2.pdf

Schritt für Schritt das Billing konfigurieren

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung möchten wir Sie bei der Konfiguration Ihres Billings unterstützen. Bitte beachten Sie, dass dies nur ein Beispiel ist, an dem Sie sich orientieren können. Je nach Aufbau Ihrer Liegenschaft wird es Unterschiede zu unserem Beispiel geben.

1. Zähler installieren und beschriften

Bevor Sie mit der Konfiguration starten können, müssen alle Zähler im entsprechenden Account installiert sein. Wenn dies gemacht ist, empfehlen wir Ihnen, die Zähler zu beschriften, um eine bessere Übersicht zu bekommen. Dies wird in den Einstellungen des jeweiligen Zählers gemacht.

Unser Vorschlag für Zählerbezeichnungen:
Medium Nutzeinheit Zählernummer (Siehe Beispiel auf der rechten Seite)
Auf diese Weise werden diese Informationen bei Reports oder Alarmen im Störungsfall direkt mitgesendet.

2. Ordnerstruktur erstellen und Zähler zuweisen

Erstellen Sie je einen Ordner für die Liegenschaft (hier Mustergasse 1) und für alle Abrechnungseinheiten (hier Wohnung 1, Wohnung 2 und Allgemein). Die Ordner der Abrechnungseinheiten werden dem Liegenschaftsordner untergeordnet.

Ziehen Sie nun mittels drag and drop die Zähler in die zugehörigen Abrechnungseinheiten.

Wie die Ordnerkonfiguration funktioniert, können Sie hier nachlesen.

Tipp: Falls Sie Zähler im Account haben, die Sie nicht brauchen, können Sie diese deaktivieren und in einen separaten Ordner (hier Inaktive Zähler) schieben. Für deaktivierte Zähler müssen keine Lizenzen gezahlt werden, man kann aber auch nicht auf deren Messwerte zugreifen und neue Messwerte werden nicht gespeichert. Wie Sie einen Zähler deaktivieren können, erfahren Sie in unseren FAQ.

Hinweis: Unser Billing funktioniert nur mit Ordnerstrukturen, die zwei Ebenen haben (1. Ebene: Liegenschaft, 2. Ebene: Abrechnungseinheit). Es werden keine Unterordner (Ordner der Stufe 3 oder höher) berücksichtigt.

3. Liegenschaft erstellen

Klicken Sie auf Konfiguration, Rechnung erstellen, noch mal Konfiguration und dann Liegenschaft hinzufügen. Wählen Sie die Liegenschaft, die Sie in Schritt 2 erstellt haben. Sie wird nun mit samt der Abrechnungseinheiten auf der linken Seite unter Liegenschaften angezeigt.

4. Rechnungsadressen hinzufügen

Jeder Abrechnungseinheit, die abgerechnet werden soll, muss eine Rechnungsadresse hinzugefügt werden. Klicken Sie hierfür links auf die entsprechende Abrechnungseinheit und unter Rechnungsadresse auf Hinzufügen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Daten der Rechnungsempfänger eintragen können.

Wird bei einer Abrechnungseinheit keine Adresse hinterlegt, wird für diese auch keine Rechnung generiert. Dies kann zum Teil gewünscht sein, wenn man zum Beispiel den Allgemeinzähler auf alle Mieter aufteilen möchte.
In unserem Beispiel werden den Abrechnungseinheiten
PV und Allgemein keine Adressen hinzugefügt.

Hinweis: Es wird für jede hinterlegte Rechnungsdresse in einer Abrechnungseinheit eine Rechnung generiert, auch wenn die Felder Adresse und E-Mail leer sind. Wenn Sie also bei einer Abrechnungseinheit z. B. zwei Mieter hinterlegen, werden für beide Rechnungen generiert.

5. Zähler den Abrechnungseinheiten zuweisen

Beim Erstellen der Liegenschaft werden die Zähler automatisch der Abrechnungseinheit hinzugefügt, in dessen Ordner sie sich befinden. Nun kann es aber gewünscht sein, dass ein Zähler anteilsmässig auf andere Abrechnungseinheiten verteilt wird. In unserem Beispiel soll der Allgemein-Zähler auf die zwei Wohnungen aufgeteilt werden.

Klicken Sie auf die entsprechende Abrechnungseinheit und scrollen Sie zu dem Fenster Elektrizität. Hier wird bereits der Zähler der Abrechnungseinheit angezeigt (im Beispiel der Zähler von Wohnung 1). Klicken Sie nun auf Hinzufügen, wählen Sie den gewünschten Zähler aus und geben Sie an, zu wie viel Prozent er der Abrechnungseinheit verrechnet werden soll.
Es ist wichtig, dass die Zähler genau zu 100 % verteilt sind. Aus diesem Grund wird der Allgemein-Zähler in unserem Beispiel aus der Abrechnungseinheit Allgemein gelöscht. Ansonsten wäre er zu 200 % verteilt (je 50 % bei beiden Mietern und 100 % im Allgemein-Ordner)

Das erklärte Vorgehen funktioniert analog für die anderen Energietypen (Wärme, Kälte etc.).

Tipp: Meistens soll der Allgemeinzähler auf alle Mieter/Abrechnungseinheiten gleich verteilt werden. Bei beispielsweise 3 Mietern ergibt dies einen Prozentanteil von 33.3333... %. Bitte geben Sie in einem solchen Fall den Anteil auf drei Nachkommastellen genau an (bei 3 Mietern also jeweils 33.333 %) .

6. Tarife konfigurieren

Im smart-me Billing kann entweder mit den Elektrizitätstarifen oder mit virtuellen Tarifen gearbeitet werden.

6a. Virtuelle Tarife

Virtuelle Tarife erlauben es, selbst ein dynamisches Tarifmodell für die Verrechnung der Energie zu definieren. Dies kann z. B. verwendet werden, um bei einem Zusammenschluss zum Eigenverbrauch (ZEV oder Mieterstrom) zu unterscheiden, ob ein Mieter Strom von einer Solaranlage oder vom Netz bezieht.

Bitte beachten Sie, dass alle normalen Tarife für Elektrizität gelöscht sein müssen.

Unter Virtuelle Tarife sehen Sie alle bereits erfassten virtuellen Tarife. Klicken Sie auf Hinzufügen und erfassen Sie nun alle virtuellen Tarife

Name: Der Name des Tarifs wird auch dem Nutzer (Mieter) angezeigt

Tarif Type

  • Batterietarif: Damit kann die Energie einer Batterie verrechnet werden

  • Solartarif: Damit kann die Energie einer Solaranlage verrechnet werden

  • Normaler Tarif: Damit wird der Netzstrom verrechnet . Dieser kann bei Bedarf zusätzlich auch in Hoch- und Niedertarifzeiten aufgeteilt werden

Solar- oder Batteriezähler

Beim Solar- und Batterietarif müssen sie den Zähler angeben der die Batterie bzw. die Solaranlage misst. (Batteriezähler: Laden der Batterie = Bezug, Rückspeisung = Lieferung)

Gesamtverbrauch

Beim Solar- und Batterietarif müssen Sie einen Zähler angeben der alle Verbraucher, auf welche diese Energie verteilt werden soll, misst. Dies kann auch ein virtueller Zähler sein, welcher alle Verbraucher summiert (Achtung, virtuelle Zähler benötigen dann eine zusätzliche Lizenz).

Bilanzzähler (optional)

Beim Solartarif kann optional ein Bilanzzähler angegeben werden. Wenn der Bilanzzähler angegeben wird, wird bei der Berechnung des Solartarifs die Energie, die ins Netz eingespeist wird, berücksichtigt. Das heisst, pro 15 Minuten wird nur die Solarenergie verteilt, die auch effektiv im Gebäude verbraucht wurde (Energie Verfügbar = PV Produktion - Einspeisung Netz).

Preis / kWh: Der Preis für diesen Tarif

Gültig von: Das Datum ab wann dieser Tarif gültig sein soll

Gültig bis: Das Datum bis wann dieser Tarif gültig sein soll

Zusätzliche Bedingung

Sie können mit einer zusätzlichen Bedingung definieren, wann dieser Tarif gültig sein soll. Dies kann eine Zeitspanne sein (z. B. für Hoch- / Niedertarif) oder auch eine beliebige andere Bedingung. Die Bedingung muss vorher als Wenn/Dann-Aktion definiert worden sein.

Für den Solar- und Batterietarif empfehlen wir keine zusätzliche Bedingung anzugeben. Wenn Sie für den Solar- und Batterietarif trotzdem Hoch- / Niedertarif nutzten möchten, müssen Sie je für Hoch- und Niedertarif eine Wenn/Dann-Aktion definieren. Anschliessend können sie die Hochtarif- und Niedertarif-Bedingung dem Tarif Typ "Normaler Tarif" und "Solartarif" zuweisen.

Beispiel:

  • Hochtarif: Mo bis Fr 7h00 bis 22h00 oder Sa 7h00 bis 13h00

  • Niedertarif: Mo bis Fr 22h00 bis 7h00 oder Sa 13h00 bis 7h00 oder So 0h00 bis 0h00

Hinweis:

  • Wenn Sie alle Tarife definiert haben, müssen Sie zwingend auf "Neu rechnen" klicken. Damit werden alle virtuellen Tarife berechnet und aktiviert. Dieser Vorgang kann einige Stunden dauern.

6b. Elektrizitätstarife

Um zu den Einstellungen der Elektrizitätstarife zu kommen, klicken Sie links auf die Liegenschaft und scrollen Sie zu dem grünen Fenster Tarife Elektrizität. Hier werden die zwei Tarife T1 und T2 angezeigt. Wählen Sie einen der Tarife aus und klicken Sie auf Editieren, um Änderungen an dessen Eigenschaften vorzunehmen (z. B. Name, Preis etc.)

Um mit den Elektrizitätstarifen arbeiten zu können, muss das Tarifsignal des Elektrizitätswerks an den Tarifeingang der entsprechenden Zähler angeschlossen werden.

6c. Wasser, Wärme, Kälte und Gas

Für allen anderen Energietypen (Wärme, Kaltwasser etc.) gibt es einen Einheitstarif bei dem jeweils analog die Eigenschaften angepasst werden können.

7. Sonstige Kosten konfigurieren

In dem Feld Sonstiges können weitere Kosten-Positionen hinzugefügt werden.

Beispiel: Die Grundkosten für Zählermiete und Dienstleistungen sollen monatlich verrechnet werden.

8. Neu Rechnen

Falls die virtuellen Tarife benutzt werden, muss am Schluss der Konfiguration (sowie bei allfälligen späteren Konfigurationsänderungen) auf Neu rechnen geklickt werden. Hierbei werden alle vergangenen Werte neu berechnet.

9. Erstellen Sie einen Alarm für einen Verbindungsaufall.

Auf diese Weise merken Sie frühzeitig, wenn ein Zähler ausfällt und minimieren die Messdatenlücke, die daraus folgend entsteht. Mehr dazu sehen Sie unter Alarme.

Hilfreiche Hinweise

Erstellen Sie für jeden ZEV einen eigenen Account.

Auf diese Weise sind allfällige Übergaben der Liegenschaften einfacher, da Zähler nur durch eine erneute Installation in einen anderen Account verschoben werden können. Dabei werden vergangene Messdaten nicht mit übernommen und bleiben im alten Account.

Visualisierung

In der Standardansicht des Ordners der Abrechnungseinheit (z. B. eine Wohnung) wird nun eine neue Kachel angezeigt. Diese gibt die Zählerstände für die virtuellen Tarife an. Wenn man auf diese Kachel klickt wird das Lastprofil für die virtuellen Tarife angezeigt.


Ansicht für Mieter

Für die virtuellen Tarife ist eine spezielle Ansicht für Mieter vorhanden. Diese zeigt den aktuellen Energieverbrauch (Elektrizität) und die Herkunft (Solar oder Netz). Ausserdem wird in einem Balken die prozentuale Herkunft der Energie angezeigt.


Beispiel für die Aufteilung des Solarstroms

Ein Haus besteht aus zwei Wohnungen und einer Solaranlage. Es werden folgende Tarife definiert:

  • Solarstrom: 0.16 CHF / kWh

  • Netzstrom: 0.25 CHF / kWh

Mieter A ist tagsüber nicht oft zu Hause und nutzt hauptsächlich Netzstrom (Abends):

  • Tagesverbrauch: 6 kWh

  • Solarstrom: 10%

  • Netzstrom: 90%

Mieter B versucht möglichst Solarstrom zu verbrauchen (Verbraucher laufen hauptsächlich wenn die Sonne scheint):

  • Tagesverbrauch: 6 kWh

  • Solarstrom: 70%

  • Netzstrom: 30%

Mieter A und Mieter B haben den selben Energieverbrauch. Da Mieter B aber mehr Solarstrom nutzt, profitiert dieser vom günstigeren Solarstromtarif.

  • Kosten Mieter A:

    • Solarstrom: 0.6 * 0.16 CHF = 0.096 CHF

    • Netzstrom: 5.4 * 0.25 CHF = 1.35 CHF

    • Total: 1.45 CHF

  • Kosten Mieter B:

    • Solarstrom: 4.2 * 0.16 CHF = 0.672 CHF

    • Netzstrom: 1.8 * 0.25 CHF = 0.45 CHF

    • Total: 1.12 CHF

Fehlermeldungen und Warnungen

Möglicherweise verfügung nicht alle Zähler in der Konfiguration die für virtuelle Tarife gesetzlich vorgeschriebene Lastgang oder Zählerstandgang Zertifizierung.

Dieser Hinweis ist rein informativ. Er hat keinen Einfluss auf die Berechnung.

Wir wollen uns absichern, bzw. sicherstellen, dass sich der Rechnungssteller bewusst ist, dass er für die Konformität von Messgeräten von Drittanbieter verantwortlich ist.

Hinweis: Diese Meldung kann nicht deaktiviert werden.

Berechnung startet nicht

Mögliche Ursachen:

  • Beim Solar- oder Batterietarif ist der Solar- oder Gesamtverbrauchszähler nicht hinzugefügt.

  • Beim Solar- oder Batterietarif ist für den Solar- oder Gesamtverbrauchszähler fälschlicherweise ein Ordner gewählt worden.

  • Alle Tarife sind an Bedingungen geknüpft (Wenn/Dann-Aktionen für HT und NT) und keiner ist jemals gültig.

  • Die Ordnerstruktur der Liegenschaft ist einstufig (nur Abrechnungseinheiten), sollte aber zweistufig sein (Liegenschaft und Abrechnungseinheiten).

  • Für den Bilanzzähler wurde ein virtueller Zähler gewählt.

Verbräuche der virtuellen Tarife stimmen nicht mit dem Verbrauch überein.

Mögliche Ursachen:

  • Ein abrechnungsrelevanter Zähler ist offline und stoppt damit die Berechnung. Probieren Sie den Zähler wieder online zu bringen, damit die Berechnung fortgeführt werden kann.

  • Ein Zähler wurde über oder unter 100% verrechnet (Bsp.: Der Allgemeinzähler ist prozentual auf die Abrechnungseinheiten aufgeteilt und zusätzlich noch zu 100% im Allgemein-Ordner, wird also zu 200% verrechnet)

  • Der Abrechnungszeitraum (Von) beinhaltet den Installationstag und/oder der Abrechnungszeitraum (Bis) ist auf heute gesetzt.

  • Die Zähler haben nicht über den gesamten Abrechnungszeitraum Lastgangdaten geliefert.

  • Bei der Tarifkonfiguration wurden dem Solar- oder Batterietarif nicht alle nötigen Zähler zugewiesen.

  • Die Berechnung des Billings ist noch nicht fertig und die Rechnung wurde schon generiert. Bei "letzte berechnete Werte" muss das aktuelle Datum stehen.

  • Die Konfiguration wurde geändert (z. B. Ordnerstruktur, Tarife, etc.) und es wurde nicht auf neu rechnen geklickt.

  • Die Bedingungen der Tarife überschneiden sich (sind also gleichzeitig aktiv) und das System weiss nicht, welchem Tarif es nun die Werte zuweisen soll.

  • Die Tarife decken nicht den gesamten Zeitraum ab und es gibt Energie, die keinem Tarif zugeteilt werden kann. Dies passiert zum Beispiel, wenn es keinen normalen Tarif ohne Bedingung gibt

  • Ein Zähler war länger als 2 Monate offline und die Abrechnungsperiode startet oder endet im Zeitraum in den die Daten nicht mehr vorhanden sind. (Lücke)

Rechnungen werden leer oder gar nicht generiert

Mögliche Ursachen:

  • Bei der entsprechenden Abrechnungseinheit wurde keine gültige Rechnungsadresse hinterlegt (Zeitraum beachten) unser System geht sonst davon aus, dass kein Mieter in der Wohnung wohnt und erzeugt dementsprechend auch keine Rechnung.

  • Der Abrechnungseinheit wurden keine Zähler zum Abrechnen zugewiesen.

  • Die Ordnerstruktur ist falsch (Siehe 2. Ordnerstruktur erstellen und Zähler zuweisen)

  • Bei virtuellen Tarifen: Die Tarife sind im gewünschten Rechnungszeitraum nicht gültig (Zeitraum der Tarife ggf. anpassen)

Die Berechnung startet nicht beim Installationstag, sondern viel später

Mögliche Ursache:

  • Es wurde ein neuer Zähler hinzugefügt der an erster Stelle der Ordnerstruktur stehtSetzen Sie den neuen Zähler an eine andere Position mit Hilfe einer Namensänderung (Die Zähler werden alphabetisch sortiert). Das Datum des ersten Zählers in der Ordnerstruktur ist relevant für den Startzeitpunkt der Berechnung.

Die Berechnung hängt bei einem spezifischen Datum fest

Mögliche Ursachen:

  • Ein abrechnungsrelevanter Zähler hat keine Daten gesendet (prüfen Sie die letzte Verbindung der Zähler und bringen Sie diesen wieder online)

  • Es sind falsche Zähler für den Tarif hinterlegt (z. B. Zähler aus einer anderen Liegenschaft)

Keine Werte zum Startdatum oder Enddatum gefunden

Mögliche Ursachen:

  • Ein abrechnungsrelevanter Zähler ist offline.

  • Der Abrechnungszeitraum (Von) entspricht dem Installationstag und/oder der Abrechnungszeitraum (Bis) ist auf heute gesetzt.

  • Der Abrechnungszeitraum (Von) liegt vor dem Installationstag und/oder der Abrechnungszeitraum (Bis) liegt in der Zukunft

  • Ein Zähler war länger als 2 Monate offline und die Abrechnungsperiode startet oder endet im Zeitraum, in den die Daten nicht mehr vorhanden sind. (Lücke)

  • Das gewählte Jahr ist falsch