Billing: Energie abrechnen

1. Zähler installieren und beschriften

• Alle Zähler müssen im entsprechenden Account installiert sein. Inbetriebnahme 

• Alle Zähler müssen beschriftet werden. Unsere Vorschläge für die Zählerbezeichnunge 

  • Nutzeinheit Zählernummer (z.B. WHG 1 6352415)

  • Medium Nutzeinheit Zählernummer (z.B. Wärme WHG 1)

2. Kaltwasserzähler umwandeln zu Warmwasserzählern

Gewisse M-Bus Zähler Hersteller geben bei der Datenübermittlung an, dass es sich um ein Kaltwasserzähler handelt. Dies, obwohl es ein Warmwasserzähler sein sollte. In diesem Fall muss der Zähler Typ im smart-me übersteuert werden.

• Zähler wählen im Menu Dashboard

• Zahnrad oben Rechts wählen

• Erweiterte Einstellungen

• Geräte Type verändern.

• Speichern

Hinweis: Diese Anpassung führt zu einer Unterstützung im smart-me Billing. Der Auto-Export für Energieversorger wird damit nicht verändert.

Hinweis: Diese Manipulation ist mit Wärme- und Kältezähler aus technischen Gründen nicht möglich.

3a. Nur Strom mit oder ohne E-Mobilität in Einzelgebäuden oder Überbauungen

Relevant für ZEV's mit Stromzähler und optional Ladestationen.

Ordnerstruktur für das smart-me Billing Strom

Ordnerstruktur: Zweistufig ist Pflicht.

An dieser Stelle wird eine Abrechnung eingerichtet und beinhaltet alle Wohnungen, Räume, Parkplätze als untergeordneter Ordner und dessen relevante Stromzähler

• 1 Ordner für die Liegenschaft (z.B. Altgasse ZEV)

• 1 Unterordner pro Abrechnungseinheit also pro Wohnung, bzw. Rechnungsempfänger. Unser Vorschlag für die Ordnerbezeichnung

  • ZEV mit einem Gebäude: Wohnungsbezeichnung (z.B. WHG OG Links, WHG OG, rechts, etc....)

  • ZEV mit mehreren Gebäuden:  Hausbezeichnung Wohnungsbezeichnung (z.B. Altgasse 13 WHG OG Links, Altgasse13 WHG OG, rechts, etc....)

Konfigurationsmöglichkeiten für allgemeine Rechnungen wie z.B. Allgemeinstrom oder Wärmepumpe.

• Diese können entweder als Unterzähler hinterlegt werden, dann wird auch dafür eine separate Rechnung erstellt.

• Alternativ können diese Zähler in der "ZEV Technische Zähler" hinterlegt werden und dann später im smart-me Billing direkt auf die Wohnungen mit einem Verteilschlüssel aufgeteilt werden. (z.B. WHG 1 = 10.5% WHG 2 = 32.1%, WHG 3 = 20.4% und WHG 4 = 37%)

Ordnerstruktur für Ladestationen

Wenn die Ladestationen nicht im smart-me Billing hinterlegt sind, muss darauf geachtet werden, dass der E-Mobilitätszähler als Abrechnungseinheit (Ordner im smart-me Billing) vorhanden ist, damit dieser Strom auch verrechnet werden kann. Wenn die Ladestationen im smart-me Billing abgerechnet werden, muss der E-Mobilitätszähler nicht mehr verrechnet werden und kommt in den Ordner "ZEV Technische Zähler" (siehe unten). 

Empfehlung für die Unterordnerstruktur von Ladestationen: 1 Unterordner in der Liegenschaft pro Ladestation. Wir empfehlen, die Ladestation nicht im Ordner des Wohnungszählers zu hinterlegen. 

• Nachteil: Für einen Mieter werden zwei Rechnungen erstellt. 

• Vorteil: Bei einem Mieterwechsel muss die Zähler- und Ordnerkonfiguration nicht geändert werden, nur die Rechnungsadresse. Ausserdem ist es möglich, für den Mieter eine 1:1 Abrechnung der Ladestation zu erhalten, diese kann dann z.B. direkt an den Arbeitgeber weitergeleitet werden, sofern dieser den Strom bezahlt.

Ordnerstruktur für "ZEV Technische Zähler"

Ordnerstruktur: Egal.

Ist ein Ordner ausserhalb der ZEV Ordnerstruktur für Zähler, die nicht oder indirekt (über mehrere Abrechnungseinheiten/Wohnungen verteilt) abgerechnet werden. 

Zähler, die diesem Ordner zugeordnet sind, sind z.B. Bilanzzähler, PV-Zähler, Batteriezähler, Virtuelle Zähler, E-Mobilitätsabgang (Flachband mit Pico)

3b. Strom mit oder ohne E-Mobilität und Multienergie mit einem Gebäude.

Relevant für ZEV's mit Stromzähler, Multienergiezähler und optional Ladestationen.

Die Ordnerstruktur ist gleich wie 3a.

Mögliche Unterschiede: Bei Liegenschaften mit reinen Stromzählern ohne Multienergie kann die Wärmepumpe mit einem Verteilschlüssel direkt den Wohnungen zugeordnet werden. Bei Multienergie wird die Wärmepumpe als Unterzähler (separater Ordner) hinterlegt, damit eine separate Rechnung erstellt wird, die dann in der VEWA-Konfiguration als Kostenfaktor übertragen werden muss.

3c. Strom mit oder ohne E-Mobilität und Multienergie mit mehreren Gebäuden. (Überbauung)

Relevant für ZEV's mit Stromzähler, Multienergiezähler, mehreren Gebäuden und optional Ladestationen.

Wenn alle Gebäude ein gemeinsames Heizsystemen haben, ist die Konfiguration gemäss 3a/3b vorzunehmen.

Bei Gebäuden mit mehreren Heizsystemen ist pro Heizsystem eine Liegenschaft zu erstellen. Wenn also drei Gebäude unterschiedliche Heizsysteme haben, muss die Konfiguration gemäss 3a/3b pro Gebäude erfolgen. 

Beispiel: Drei Gebäude mit den Namen Altgasse 13, Altgasse 15+17, Altgasse 19.

Hinweis: In diesem Fall müssen die Stromtarife für jede Liegenschaft einzeln gepflegt werden.

8. Sonstige Kosten für Strom konfigurieren 

Auf der Ebene der Liegenschaft:

In dem Feld Sonstiges können weitere Kosten-Positionen hinzugefügt werden. 

Beispiel: Die Grundkosten für Hauptzählermiete und Dienstleistungen sollen monatlich verrechnet werden.

• Die Kosten werden auf alle Abrechnungseinheiten gleichermassen angewendet.

Hinweis: Ist VEWA aktiviert sind diese Sonstigen Kosten nur auf der Elektrizitätsrechnung anwendbar!

Auf der Ebene der Abrechnungseinheit

Im Billing können einzelnen Abrechnungseinheiten (Wohnungen/Mieter) separate "Sonstige"-Positionen hinzugefügt werden. So kann zum Beispiel individuelle Zählermiete verrechnet werden oder bereits gezahlte Akonto-Rechnungen (negativer Betrag) abgezogen werden 

12. Mieterspiegel erfassen

Für die Abrechnung nach VEWA müssen alle Mieterkontrakte und Leerstände lückenlos bei smart-me angegeben werden.

• Menu Rechnungsstellung

• Konfiguration

• Links Abrechnungseinheit auswählen (Unterordner z.B. WHG 1)

• Adresse und Gültigkeit pflegen

• E-Mail ist optional und wird nur für den automatischen Rechnungsversand verwendet.

Hinweis für Export in Immobiliensoftwares mit DTA-VHKA Files:
Wenn Sie die VEWA verwenden wollen, aber die Daten in ein anderes System exportieren, brauchen Sie keinen Mieterspiegel zu erfassen, dieser wird über das Importfile erstellt.
Achten Sie darauf dass alle Mieterverhältnisse und Leerständer verzeichnet sind.

13. IBAN hinterlegen

Im smart-me Billing kann optional die QR-Rechnung aktiviert werden.

Nach dem Hinterlegung der Kontodaten wird für jede Abrechnungseinheit (Mieter) eine QR-Rechnung für die Einzahlung angehängt.

smart-me erkennt die korrekt ausgefüllten Absender automatisch, wenn die Rechnungsadresse im Billing auf 3 Zeilen hinterlegt ist. Wenn eine Firma oder eine Anschrift gewählt wird, muss diese vor dem Namen hinzugefügt werden.

z.B.

Firma AG, Peter Lustig

Löwenzahnstrasse 42

6666 Risch

Wird keine korrekte Adresse erkannt, bleibt das Feld Absender (Zahlbar durch) in der QR-Rechnung leer.

smart-me unterstützt keine Referenznummern. Um diese nutzen zu können, wird ein Drittystem benötigt welches dies auch unterstützt (z.B.Bexio). 

Um die Rechnung ohne Referenz zu identifizieren, wird eine Zusätzliche Information (Mitteilung an den Begünstigten) auf der QR-Rechnung angefügt, welche sich wie folgt zusammensetzt: Name der Abrechnungseinheit (Ordnername).

Die Darstellung ist für den Versand per E-Mail optimiert. Falls die Rechnungen ausgedruckt werden, empfehlen wir, die QR-Rechnung zu deaktivieren und diese bei der Bank zu bestellen.