Guida per l'amministrazione immobiliare

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Come arrivare all'accesso per gli inquilini

Pagina iniziale smart-me -> Configurazione utente (Benutzerkonfiguration)

Come arrivare al Billing

Pagina iniziale smart-me -> Fatturazione (Rechnungsstellung)

Requisiti e verifiche al momento della consegna

Nota: i partner sono il primo punto di contatto per le amministrazioni immobiliari, a meno che non sia stata frequentata la nostra formazione per amministrazioni.

• Allarme (o concordare chi se ne occupa)

• Le tariffe virtuali devono essere impostate.

• La data di calcolo (tariffe virtuali) corrisponde al giorno odierno.

• VEWA è stato configurato, se presente.

• Gli accessi per gli inquilini sono stati configurati, se concordato.

Impostazioni globali

1. Fatturazione (Rechnungsstellung)

2. Selezionare Impostazioni (Einstellungen)

3. Definire la valuta (CHF o EURO)

4. Definire le imposte (globali); imposte diverse per singola tariffa o per altre voci possono essere definite nella rispettiva tariffa / voce Altro.

5. Logo (max 1MB, 5000x5000 pixel)

6. Intestazione (emittente della fattura)

7. Piè di pagina (ad es. numero di conto IBAN)

Cambio di inquilino

Come creare un accesso per un inquilino, effettuare un cambio di inquilino nello smart-me Billing e aggiornare le tariffe.

Creare un accesso per l'inquilino

Creare l'inquilino

1. Navigare su "Configurazione utente" (Benutzerkonfiguration)

2. Selezionare "Aggiungi utente" (Benutzer hinzufügen)

3. Nome utente e indirizzo e-mail (Suggerimento: best practice nome utente = indirizzo e-mail)

4. L'e-mail può essere fittizia o reale (Suggerimento: creare account fittizi, come nell'esempio a destra)

5. Livello di autorizzazione (Suggerimento: per gli inquilini è sufficiente “Diritti di lettura: cartelle selezionate e tutte le sottocartelle e contatori" (Leserechte: Ausgewühlte Ordner und alle Unterordner und Zähler))

6. Validità dell'accesso (Suggerimento: accesso da = data di trasloco / accesso fino al 31.12.2099)

7. Impostare la password

8. Assegnare al nodo autorizzato tramite drag and drop. (Di norma l'inquilino ottiene l'accesso ai grafici, ai contatori tecnici e alla propria unità abitativa)

Modificare l'accesso per l'inquilino

Quando subentra un nuovo inquilino, è possibile impedire che acceda ai dati precedenti.

1. Selezionare l'utente e modificarlo

2. Impostare l'accesso fino alla data di trasloco in uscita

3. In alternativa, eliminare l'accesso dell'inquilino

Il cambio di inquilino (Billing)

Unità di conteggio

1. Fatturazione (Rechnungsstellung)

2. Configurazione (Konfiguration)

3. Selezionare l'unità di conteggio

4. Selezionare l'inquilino esistente

5. Modificare

6. Impostare Valido fino (Gültig bis) alla data di trasloco in uscita.

7. Aggiungere / modificare l'indirizzo di fatturazione

8. Nome e indirizzo (oppure sfitto)

9. Indirizzo e-mail per l'invio automatico delle fatture (facoltativo)

10. Validità (Valido da (Gültig von) = trasloco in entrata / Valido fino (Gültig bis) = 31.12.2099)

Definire la tariffa solare

I punti di riferimento forfettari

• Tariffa solare = 80% della tariffa di rete

  • Guida all'autoconsumo di SvizzeraEnergia: https://www.energieschweiz.ch/gebaeude/eigenverbrauch/

  • Calcolatore della tariffa elettrica

Modificare il conto di pagamento

Il conto di pagamento può essere gestito in due punti nello smart-me Billing.

Nel piè di pagina

• Fatturazione (Rechnungsstellung)

• Impostazioni (Einstellungen)

• Piè di pagina (Fusszeile)

• Salva (Speichern)

Come fattura QR

• Fatturazione (Rechnungsstellung)

• Configurazione (Konfiguration)

• Sezione: Fattura QR (QR-Rechnung)

Inserire le tariffe dell'elettricità

Tariffe elettriche di rete

1. Fatturazione (Rechnungsstellung)

2. Configurazione (Konfiguration)

3. Selezionare l'immobile e la tariffa virtuale

4. Modificare

5. Adattare il prezzo (CHF/kWh)

6. Adattare l'imposta speciale (se necessario)

7. Salvare

Nota: se viene modificato qualcosa di diverso dal prezzo (ad es. il nome o la validità), è obbligatorio premere “Ricalcola” (Neu rechnen).

Registrare altre voci

È possibile aggiungere ulteriori costi. I costi generali come ad es. il noleggio del contatore o le spese amministrative possono essere aggiunti a livello di immobile.

1. Selezionare l'immobile

2. Scorrere fino in fondo a "Altro" (Sonstiges)

3. Consigliamo per mese (si adatta dinamicamente pro rata)

I costi aggiuntivi legati all'appartamento (noleggio aggiuntivo del contatore o tasse per il parcheggio) possono essere aggiunti a livello di appartamento.

1. Selezionare l'appartamento

2. Scorrere fino in fondo a "Altro" (Sonstiges)

I costi non vengono ripartiti, ma aggiunti in egual misura a tutti. Esempio: noleggio del contatore dell'azienda elettrica 5CHF al mese. 5x unità di conteggio -> 1CHF/mese nella voce Altro

Tariffe calore / acqua calda sanitaria

Se non viene utilizzato VEWA, è necessario aggiungere le componenti di prezzo dei contatori multienergia. Con VEWA queste vengono sovrascritte.

Determinare le tariffe per il riscaldamento e l'acqua calda sanitaria

• Impostare il periodo e aggiungere le componenti di prezzo.

Emettere una fattura

Emettere una fattura (solo elettricità)

Es. il periodo dal 01.10.2024 al 04.11.2024 può ora essere conteggiato.

1. Fatturazione (Rechnungsstellung)

2. Selezionare Fatture (Rechnungen)

3. Selezionare l'immobile o l'unità di conteggio

4. Definire il periodo di fatturazione (Nota: il giorno della messa in servizio e il giorno corrente non possono essere conteggiati)

5. Definire il numero di fattura (viene poi incrementato automaticamente)

6. Emettere la fattura.

7. Assicurarsi che non siano presenti avvisi; in caso contrario, verificare con il partner di installazione, a meno che non sia stata frequentata la formazione per amministrazioni.

Emettere una fattura (elettricità e VEWA)

1. Navigare all'immobile.

2. Modificare e registrare un nuovo periodo

3. Selezionare cosa deve essere fatturato

4. Inserire i costi delle singole voci

Visualizzare la fattura emessa

1. Selezionare Fatturazione (Rechnungserstellung) -> Fatture (Rechnungen)

2. Selezionare l'immobile o la singola unità di conteggio

3. Visualizzare le fatture e scaricare i documenti nel formato desiderato

Impostare la fattura con codice QR in formato verticale

Per poter stampare correttamente la fattura con codice QR in formato verticale, è necessario modificare le seguenti impostazioni nella finestra di stampa. Esempio con Adobe Acrobat Reader.

• Attivare Dimensioni effettive

• Orientamento: verticale

Modificare l'indirizzo e-mail (account)

Nota: non deve esistere già un account con il nuovo indirizzo e-mail.

1. Cliccare sul razzo.

2. Cliccare su Impostazioni dell'account (Kontoeinstellungen)

3. Inserire l'indirizzo e-mail attuale

4. Inserire il nuovo indirizzo e-mail, confermarlo e cliccare su Modifica e-mail (E-Mail ändern)

5. Riceverà un link di conferma al nuovo indirizzo e-mail.

Importante: se il link viene aperto su un altro dispositivo, è necessario accedere nuovamente con i vecchi dati di login.

Trasferire l'account

Nota: non deve esistere già un account con il nuovo indirizzo e-mail.

1. Cliccare sul razzo.

2. Cliccare su Impostazioni dell'account (Kontoeinstellungen)

3. Cliccare su Trasferisci account (Konto übertragen)

4. Inserire il nuovo indirizzo e-mail e confermarlo.

5. Selezionare la nuova lingua.

6. Cliccare su Account di trasferimento (Übertragungskonto)

7. Riceverà al nuovo indirizzo e-mail un link per accettare il trasferimento.

Importante: il link è valido solo 6h. Dopodiché la procedura deve essere avviata di nuovo.