Configuration VHKA Immotop2

Formats de fichiers VHKA pris en charge par Immotop2

• Format de fichier XML (standard DTA-VHKA) Requêtes par centre de coûts : - relevés du compteur en m3 ou kWh par unité d'utilisation - valeurs en pour mille par unité d'utilisation - prix par unité d'utilisation

Remarques essentielles sur le décompte avec Immotop2 et smart-me

• Le décompte et la répartition des coûts selon VEWA s'effectuent dans le système smart.me.

• Chaque unité de décompte dans Immotop2 devant être interrogée doit exister de manière identique dans Smart-me

• Pour que le décompte soit correct, les baux ainsi que les vacances locatives doivent être saisis dans toutes les unités pour chaque période de décompte dans Immotop2 !

• Immotop2 ne prend en charge qu'une seule période de décompte par groupe de charges accessoires ; l'électricité doit donc être décomptée sur la même période que toutes les autres charges accessoires.

• L'état locatif d'Immotop2 est automatiquement synchronisé avec smart-me.

Remarques de configuration côté Immotop2

Pour qu'Immotop2 et smart-me puissent communiquer entre eux, les charges accessoires, centres de coûts et groupes de charges accessoires enregistrés doivent concorder.

Création des clés de répartition nécessaires dans Immotop2

Pour que les centres de coûts puissent être transmis correctement, il faut d'abord s'assurer que les clés nécessaires sont disponibles sur le mandant.

Sous l'onglet « Données de base » (« Basisdaten »), les clés de répartition correspondantes peuvent être créées sous Définitions des clés de répartition (Verteilschlüssel-Definitionen).

Si les coûts doivent être gérés dans le logiciel Immotop2, la clé de répartition en pour mille est recommandée.

Pour l'électricité produite localement, la clé de répartition en CHF convient en premier lieu, et ce dans tous les cas.

Clés de répartition généralement appropriées :

• Centre de coûts électricité du réseau : électricité du réseau selon les coûts en CHF

• Centre de coûts électricité solaire : électricité solaire selon les coûts en CHF

• Centre de coûts chaleur et eau chaude sanitaire combinées : quote-part de chauffage selon la consommation en pour mille

• Centre de coûts chaleur : chauffage selon la consommation en pour mille

• Centre de coûts eau chaude sanitaire : centre de coûts eau chaude sanitaire selon la consommation en pour mille

1. Créer le groupe d'immeubles charges accessoires

La condition préalable à un décompte est l'existence d'un mandant avec des immeubles créés.

Dans la zone « LG-Gruppe-NK » de chaque immeuble ou groupe d'immeubles, un nouveau LG-Gruppe-NK peut être saisi. Celui-ci définit les périodes de décompte des charges accessoires et les immeubles auxquels ce groupe s'applique.

• Plusieurs immeubles peuvent partager le même LG-Gruppe-NK, mais tous les coûts de ces immeubles doivent alors être regroupés sur un même compte de charges. Les immeubles sont principalement gérés ensemble lorsqu'ils partagent le chauffage.

2. Groupes de coûts (centres de coûts)

Les groupes de coûts peuvent être créés dans la zone « Groupes de coûts » (« Kostengruppen »)

Le groupe de coûts correspond à un regroupement de plusieurs comptes de charges qui doivent être répartis ensemble selon une clé de répartition commune.

Exemples de groupes de coûts :

• Groupe de coûts électricité du réseau

• Groupe de coûts électricité locale

• Groupe de coûts frais de chauffage (chaleur et eau chaude sanitaire combinées)

• Groupe de coûts eau froide

Exemple de groupe de coûts pour une production de chaleur et d'eau chaude sanitaire qui s'appuient mutuellement

Pompe à chaleur avec production d'eau chaude sanitaire et corps de chauffe électrique (couplés)

Énergie utilisée : énergie électrique pour les deux Fonction : l'eau de chauffage traverse le chauffe-eau pour le stockage de la chaleur

Groupe de coûts à créer :

Frais de chauffage et d'eau chaude sanitaire avec clé de répartition quote-part de chaleur type 09 en pour mille ou selon le prix

Exemple de systèmes de production de chaleur et d'eau chaude sanitaire qui ne s'appuient pas mutuellement

Chauffage au mazout avec chauffe-eau électrique séparé

Énergie utilisée : énergie électrique pour le chauffe-eau, mazout pour le chauffage Fonction : aucun préchauffage de l'eau chaude sanitaire par le chauffage

Groupes de coûts à créer :

Frais de chauffage avec clé de répartition chauffage des locaux type 01 en pour mille ou selon le prix

Frais d'eau chaude sanitaire avec clé de répartition eau chaude sanitaire séparée type 02 en pour mille ou selon le prix

3. Attribution comptes de charges – groupes de coûts

Dans la zone « Attribution comptes de charges – groupes de coûts » (« Kostenkonten- Kostengruppen-Zuordnung »), tous les comptes de charges pertinents peuvent maintenant être attribués aux groupes de coûts.

À titre d'exemple, pour les frais de chauffage et d'eau chaude sanitaire, les comptes suivants seraient liés au groupe de coûts :

• Mazout

• Service du chauffage

• Entretien du brûleur

• Détartrage du chauffe-eau

• Électricité chauffe-eau

• ...

4. Charges accessoires de l'immeuble

Sur l'immeuble, le LG-Gruppe-NK peut être ajouté sous l'onglet « Charges accessoires » (« Nebenkosten »).

C'est ici que sont définies les clés de répartition fixes ou variables pour le décompte.

Clés de répartition Les clés de répartition disponibles dépendent des clés de répartition activées sous Mandant --> Charges accessoires (Nebenkosten). Si les clés de répartition pertinentes ne sont pas disponibles, des clés de répartition supplémentaires peuvent être définies sous « Données de base » (« Basisdaten ») --> « Définitions des clés de répartition » (« Verteilschlüsseldefinitionen »).

Exemples :

Nom : Quote-part de chauffage selon la consommation Unité : pour mille Type : variable Jeu de données société de relevé : Chaleur totale (chauffage et eau chaude sanitaire ensemble, 09)

Nom : Électricité du réseau selon les coûts Unité : CHF Type : variable Jeu de données société de relevé : Électricité (06)

Nom : Électricité solaire selon les coûts Unité : CHF Type : variable Jeu de données société de relevé : Électricité (06)

1. Activer les clés de répartition sur l'immeuble

2. Vérifier les clés de répartition activées

3. Attribuer les clés de répartition au groupe de coûts

6. Exporter le fichier DTA-VHKA depuis Immotop2

Une fois la configuration terminée, le fichier d'échange peut être créé sous Traitement (Verarbeitung).

Dans la configuration, il est possible de définir précisément quels objets de l'immeuble doivent être interrogés.

En règle générale, tous peuvent simplement être interrogés.

Important : le format standard QP (DTA-VKA) doit être activé.

Effectuer la comptabilisation des centres de coûts dans Immotop2

Si des comptabilisations préalables sur les centres de coûts sont nécessaires dans Immotop2, celles-ci peuvent être reprises du Résumé CSV (Zusammenfassung CSV) de chaque facture établie.

C'est généralement le cas pour l'électricité solaire, l'électricité du réseau et les coûts d'électricité de la pompe à chaleur / du chauffage / du chauffe-eau.

Lors de la répartition de l'électricité solaire, cela sera souvent nécessaire, car l'origine de cette information se trouve dans le système smart-me.

Pour les autres centres de coûts, des factures externes pouvant être comptabilisées sont généralement disponibles.

1. Accédez au smart-me Billing via l'onglet Facturation (Rechnungsstellung)

2. Sélectionnez l'immeuble

3. Sélectionnez la période de facturation et établissez une facture

4. Une fois la facture de la période correspondante établie, ouvrez le Résumé CSV (Zusammenfassung CSV)

On y trouve les kWh et m3 vendus ainsi que le prix par tarif, par unité de décompte et au total.

Avec cette valeur totale du tarif concerné, une comptabilisation peut être effectuée dans Immotop2, puis répartie correctement en pour mille à l'aide du fichier DTA-VHKA.

Définir les clés externes à l'aide du fichier de requête

1. Lier le fichier DTA-VHKA aux clés externes

1. Ouvrir le fichier dans un éditeur

2. Identifier les Costcenter Pour chaque <Costcenter>, un tarif énergétique doit exister dans smart-me

   Ex. : Tarif eau froide : ID= 20 Électricité heures pleines : ID = 23 Électricité heures creuses : ID=24 . Les tarifs peuvent être combinés automatiquement en saisissant le même ID pour plusieurs tarifs.

3. Relier les Costunits aux unités de décompte Pour chaque unité de décompte dans smart-me, un ID du fichier doit être disponible. <CostUnit><Id> doit maintenant être relié au logement via les clés externes.

   Ex. : Appartement 3 1/2 pièces rez-de-chaussée droite P2 (103-0.2) = ID 90 Appartement 3 1/2 pièces rez-de-chaussée droite P1 = ID 91

2. Relier les Costcenter (groupe de coûts) aux tarifs

Pour chaque <Costcenter>, un tarif énergétique doit exister dans smart-me

Ex. : Tarif eau froide : ID= 20 Électricité heures pleines : ID = 23 Électricité heures creuses : ID=24

Les tarifs peuvent être combinés automatiquement en saisissant le même ID pour plusieurs tarifs.

Exemple centre de coûts tarif réseau combiné

• Attribuer le même ID aux heures creuses et aux heures pleines, p. ex. 23

3. Relier les Costunits aux unités de décompte

Pour chaque unité de décompte dans smart-me, un ID du fichier doit être disponible. <CostUnit><Id> doit maintenant être relié au logement via les clés externes.

Se trouve tout en bas de la page de configuration dans le Billing.

Conditions générales pour un échange réussi

État locatif

• Comme les états locatifs sont gérés par le logiciel Immotop2, smart-me saisit lors de l'importation le contrat ainsi que les vacances locatives et les reproduit dans les adresses de facturation.

Surfaces habitables

• Comme les surfaces habitables ne sont actuellement pas reprises automatiquement du logiciel Immotop2, la surface habitable doit être tenue à jour côté smart-me.

Configurations côté smart-me pour l'indication des prix

• Pour que le prix puisse être calculé, la surface habitable doit être indiquée pour chaque unité de décompte.

• VEWA doit être activé et configuré avec les clés de répartition pour les coûts de base et les coûts variables par type d'énergie.

• Une période de décompte doit être saisie pour chaque type d'énergie. Les coûts doivent être gérés et des tarifs valables doivent être saisis pour l'électricité.

7. Charger et exporter le fichier DTA-VHKA dans smart-me

1. Dans le Billing, naviguez vers « Factures » (« Rechnungen »), puis dans la zone « Exporter » (« Exportieren »)

2. Sélectionnez le type d'exportation et chargez le fichier au moyen de « Exporter » (« Exportieren »).

3. Téléchargez le fichier complété sur votre ordinateur au moyen de « Télécharger » (« Herunterladen »).

8. Importer le fichier DTA-VHKA dans Immotop2